De voorbereidingen voor een volgende Bondsdag starten vlak na een Bondsdag.
Datum prikken
Allereerst moet er een datum geprikt worden. Daarbij proberen we met zoveel mogelijk punten rekening te houden. Het secretariaat brengt in kaart wanneer de landelijke vakanties zijn, wanneer de feestdagen zijn en welke andere bijzonderheden er zijn. Het kan bijv. zijn dat een andere organisatie ook in die tijd een dag of evenement wil plannen.
Locaties regelen
Wanneer de datum geprikt is, wordt er een overzicht gemaakt welke kerken aan de beurt zijn om de Bondsdag te organiseren. Er wordt contact gelegd met kosters om te kijken of op de geprikte datum het kerkgebouw beschikbaar is en of de kerkzaal groot genoeg is om voldoende jongeren te ontvangen. Als de koster akkoord geeft, wordt de kerkenraad van de betreffende gemeente gevraagd of we gebruik mogen maken van het kerkgebouw. In principe moet voor december helder zijn welke locaties we kunnen gebruiken.
Thema bepalen
Intussen wordt er ook vanaf september/oktober gewerkt aan de uitwerking van het thema. Dit gebeurt met een aantal vrijwilligers. We beginnen met een brainstorm en een leeg papier. Aan het eind van de avond is er een idee ontstaan. Dit wordt daarna uitgewerkt in een spreeknotitie, een voorstel voor een klankbord (-12) en evt. al een voorstel voor een vrije vertelling. Tijdens een volgend overleg wordt de uitwerking besproken en uiteindelijk vastgesteld.
Sprekers
Gelijktijdig wordt er nagedacht over sprekers. Welke predikanten wonen er in de buurt van de locaties? Wie heeft er de vorige keer gesproken? Allemaal dingen die we in kaart brengen. Als het definitieve sprekersvoorstel is vastgesteld, kunnen we de sprekers gaan benaderen. Dat blijkt meestal een hele uitdaging te zijn. Predikanten hebben volle agenda's, dus we moeten daarvoor op tijd beginnen. Ook de sprekers moeten voor december vaststaan.
PR
Er wordt een communicatieplan opgesteld in overleg met onze communicatieadviseur. Nu kan de PR opgestart worden. We communiceren over het thema, advertenties voor Daniël moeten gemaakt worden, de website moet in orde gemaakt worden en we delen de eerste post op onze social mediakanalen.
Bondsdagcommissies
Zodra de locaties vast staan, benaderen we een aantal verenigingen die de Bondsdag in de gemeente gaan organiseren. We vragen hen om eind januari naar Woerden te komen. Tijdens dit overleg vertellen we wat het thema is, wat er allemaal moet gebeuren en wat er van de lokale gemeenten verwacht wordt. Om alles goed te kunnen organiseren, krijgen ze een compleet werkboek waar alles tot in detail in beschreven staat.
De laatste puntjes op de i
In de weken en maanden die nu volgen, worden de puntjes op de i gezet. Er is contact met alle sprekers, met alle medewerkers en met alle organiserende gemeenten. Wekelijks zitten de Jeugdwerkadviseurs en het secretariaat bij elkaar om te kijken of alles geregeld is en of we nog op schema zitten. Gemeenten kunnen zich aanmelden voor de Bondsdag. Tijdens dit overleg kijken we of alle aanmeldingen nog in het kerkgebouw passen.
De Bondsdag
En dan is daar eindelijk de Bondsdag. De laatste week is altijd spannend. Is alles geregeld? Welke dingen moeten er nog gedaan worden? De laatste vragen worden gemaild, de programmaboekjes moeten op de juiste plekken gebracht worden, er wordt nog even contact gelegd met de sprekers. En ja, dan gebeurt het wel eens dat we op het laatste moment toch nog een afmelding krijgen. Altijd spannend.
De ochtend van de Bondsdag druppelen de kinderen en jongeren de kerk binnen. Sommige locaties zitten tot de laatste plaats gevuld. Een prachtig gezicht. Een jaar lang voorbereiden, resulteert in een prachtige bijeenkomst.
Voordat we het weten is de Bondsdag weer voorbij. We kunnen nog maar een ding doen: bidden om de groei van het gestrooide zaad en om vrucht op het Woord.
Na afloop evalueren we met verschillende betrokkenen. En dan kan de hele organisatie weer opnieuw starten.
